5 Funcionalidades Esenciales que Todo PMS Debe Tener para Optimizar tu Hotel

En la actualidad, contar con un software de gestión hotelera (PMS, por sus siglas en inglés) es imprescindible. Es prácticamente inconcebible pensar en un buen desempeño sin herramientas adaptadas y controles específicos que aborden las complejidades de las reservas, la administración de alojamientos y otras particularidades del sector turístico. 

La tecnología optimiza la productividad y la excelencia operativa, al mismo tiempo que mejora significativamente la experiencia del cliente. Enseguida, te compartimos las cinco funcionalidades esenciales que todo PMS debe tener para optimizar la gestión de tu hotel. ¡Toma nota!

1. Gestión Integral de Reservas: La gestión de reservas es una función fundamental de cualquier PMS. Este sistema debe permitir un control efectivo de las reservaciones, tanto online como offline. La tecnología actual facilita a los clientes organizar su estadía a través de reservas en línea y pagos electrónicos, ofreciendo un proceso mucho más fluido y eficiente. Desde un punto de vista operativo y estratégico, el PMS debe proporcionar información en tiempo real sobre la disponibilidad de habitaciones y la tasa de ocupación, permitiendo una mejor toma de decisiones. Además, el sistema debe generar automáticamente datos actualizados y permitir pagos en línea, reduciendo la burocracia y mejorando la experiencia del huésped.

2. Informes Financieros Gerenciales: La rentabilidad y el flujo de efectivo son aspectos críticos en la gestión hotelera. Un buen PMS debe ofrecer informes financieros detallados y en tiempo real, presentados de manera clara y útil. Estos informes deben ayudar a identificar rápidamente riesgos y discrepancias en los ingresos, permitiendo una gestión financiera más precisa y efectiva. La capacidad de generar informes diarios permite mantener un control riguroso sobre las finanzas del hotel, eliminando la necesidad de hojas de cálculo manuales que pueden ser propensas a errores y difíciles de manejar.

3. Gestor de Canales: En la era digital, los clientes utilizan múltiples canales para hacer sus reservas, desde sitios web de viajes hasta aplicaciones móviles. El PMS debe integrarse con plataformas como TripAdvisor, Booking, y otras OTA (Online Travel Agencies), así como con el motor de reservas del sitio web del hotel. Esta integración aumenta los ingresos al maximizar la exposición del hotel y también reduce el trabajo manual y permite una mejor gestión de las reservas provenientes de diferentes fuentes.

4. Integraciones Funcionales: Un PMS eficaz debe ser capaz de integrarse con otros sistemas y herramientas utilizados en la gestión hotelera. Esto incluye sistemas de puntos de venta (POS), software de contabilidad (ERP), sistemas de gestión de inventarios y más. La integración facilita la automatización de procesos y reduce la fragmentación del servicio, mejorando la productividad y la eficiencia operativa. Además, una integración fluida permite una mejor gestión de la información y una respuesta más rápida a las necesidades del cliente.

5. Flexibilidad y Personalización: Cada hotel tiene necesidades únicas basadas en su tamaño, tipo y mercado objetivo. Estas características hacen fundamental que el PMS sea flexible y adaptable a las especificidades de cada establecimiento. La posibilidad de personalizar el sistema según las necesidades particulares del hotel asegura que sólo se pague por las funcionalidades realmente útiles, optimizando así la inversión.