Qué hacer para conseguir más reservaciones de grupos grandes en tu hotel

Al pensar sobre las actividades a realizar para convencer a nuevos clientes y lograr que tu base actual de clientes actuales te siga visitando, debemos pensar en múltiples enfoques y personalizaciones, ya que cada cliente es distinto. Pero, ¿qué pasa con las reservaciones corporativas y grupales? Aunque sean tratos con enfoque de mayoreo por contrato o buscando tratos más económicos, no deben ser menos importantes que los viajeros casuales; de hecho, representan un gran potencial tanto para mantener tu volumen de reservaciones como para acceder a nuevos mercados.

Entre las ventajas que las reservaciones en grupo representan, es el armar paquetes que no sean dependientes de temporadas altas, que de hecho puedan salvar los espacios en que la ocupación está más baja en el año. A través de negociación y dependiendo de las condiciones y características de tu hotel, esas fechas pueden convertirse en oportunidades para temporadas de convenciones, retiros empresariales, viajes de grupos familiares que se vuelvan actividades cíclicas en futuros años.

Como pasos elementales para acceder al mercado de reservaciones grupales debemos considerar lo siguiente:

1. Identifica a tu mercado. Debemos estar primeramente conscientes de lo que la propiedad puede ofrecer y las posibilidades que se abren, dependiendo de las amenidades y espacios con los que se cuentan. Salones de baile, salas de juntas, piscinas, todo cuenta para diseñar escenarios que sí se puedan generar; una boda completa, para fiesta y alojamiento de invitados, incluyendo actividades previas y posteriores a la boda; ruedas de prensa, foros para convenciones, exposiciones artísticas, actividades corporativas para integración, entre otros.
2. Mantén un ojo en la competencia. Una vez que conoces los tipos de eventos y actividades que se pueden realizar en tu hotel, no está demás echarle un vistazo a los hoteles que tienen características similares. Además de ayudarte a poner los pies en la tierra y conocer mejor el mercado en el que compites, podrás aprender de los hoteles que lideran en tu rango y características, sobre lo que hacen diferente, cómo los perciben sus clientes, para que puedas mejorar tus propuestas y paquetes de servicios.
3. La presencia de tu marca. Es vital estar en el ojo y pensamientos del público, haciendo que tu presencia esté cercana al momento de sus decisiones. Para efectos de focalizar hacia las agencias que se especializan en grupos, debes alinear los mensajes para que toquen los puntos que ellos usualmente necesitan. La información en general debe ser clara y estar de forma accesible para facilitar la búsqueda cuando están en sus rondas de investigación en línea: las características básicas del hotel, los servicios disponibles, el aforo de las salas, las amenidades y actividades de recreación. Igualmente subrayar la posibilidad de personalizar paquetes.
4. Cuidar la visión global al fijar tarifas. Una gran cantidad de hoteles manejan tarifas dinámicas; en el caso que se firmen contratos y convenios con empresas para establecer precios que se van a manejar durante el año, deben contemplar que no afecte el ingreso por cuarto (revPAR) en temporadas altas, sin importar tampoco que sean periodos de baja ocupación; no es conveniente castigar tu ingreso bajando excesivamente la tarifa solamente para cubrir estos espacios. El incremento en ventas nos podría engañar, siendo que hay menor margen.
5. Estar presente en conferencias y convenciones. Estos eventos especializados son lugares perfectos para ponerte en contacto con planeadores de bodas, agencias de viajes, corporaciones y organismos que buscan justamente los servicios que tu hotel puede ofrecer, o puedes representar para ellos un nuevo concepto que puedan realizar con tus instalaciones como plataforma. Con stand, o en persona buscando contactos, puedes entablar nuevas relaciones y potenciar las reservaciones futuras.

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