5 Tips para elegir el mejor sistema de punto de venta (POS) para tu hotel

La eficiencia y la confiabilidad, tanto en el servicio como los reportes de cada corte, tienen una gran influencia en los resultados contables y en la satisfacción de tus clientes por su integración y facilidad de ligar con la cuenta del cuarto, entre otras funciones. Por ello, el criterio de selección debe estar apoyado en suficiente análisis, pruebas y comparaciones para elegir el más indicado para nosotros.

Cuando nos encontramos en ese proceso de búsqueda para hacernos de un buen sistema POS, viene bien tomar nota de los siguientes puntos y hacer así una mejor selscción:

1. Define el marco de acción de tu negocio. Esto se refiere a tener claro el rango de acción y enlistar todas las funciones y servicios que el hotel tiene y que necesitamos desarrollar, para presentar una carátula intuitiva, para un procesamiento de pasos y transacciones con completa interconexión.

a) Nivel introductorio, para negocios pequeños que previamente usaban registradora estándar.

i) Integración con la contabilidad y las ventas
ii) Monitoreo de inventario hasta el nivel de ingredientes
iii) Procesamiento de pagos de múltiples formatos
iv) Reportes administrativos

b) Nivel medio, actualización para negocios crecientes con más funciones.

i) Monitoreo de turnos laborales
ii) Función para administración de mesas
iii) Función online de reservaciones y toma de pedidos para servicio a cuarto
iv) Función para tarjetas de regalo y programas de lealtad

c) Nivel avanzado, para los negocios grandes con funciones adicionales.

i) Integración de puntos de venta en distintas locaciones
ii) Toma de órdenes por medio de dispositivos móviles
iii) Toma de órdenes personalizables según tus requerimientos

2. Conocer los costos del sistema POS. Existen muchos factores, según el sistema seleccionado para tu negocio, que impactarán en el precio final. La recomendación es optar por el sistema más sencillo, antes de comprar la versión más sofisticada con algunas funciones que puedas no necesitar. Entre los costos a considerar están:

a) Complementos físicos o hardware
b) Costos de licencias para sistemas operativos y paquetes de software relativos
c) Costos y comisiones para abarcar distintas formas de pago
d) Funciones adicionales
e) Costos adicionales por servicios, programación y soporte técnico según el tamaño y necesidades del negocio.

3. Hacer la respectiva investigación sobre el proveedor. Al existir una amplia oferta para aparatos y sistemas POS, debemos evaluar distintos proveedores para seleccionar al que satisfaga de mejor manera nuestras necesidades de negocio con una inversión óptima.

Como información suplementaria, será importante saber cuántos años tienen trabajando y obtener referencias/testimonios de sus clientes, preferentemente contactando a algunos de ellos para conocer su opinión de primera mano.

4. Valorar la facilidad de uso del sistema. Este punto es vital, en especial si tu equipo de trabajo aún no ha trabajado previamente con el mismo.

a) Debe ser sencillo de operar y permitirnos trabajar con rapidez por su práctica
interfaz, que podamos aprender a usar con poco entrenamiento.
b) Su conectividad te ofrece distintas maneras de extender las posibilidades del
sistemas, para agregar pantallas táctiles y tablets para procesar órdenes.
c) Considerar el valor de conseguir un sistema fácil de usar, que usualmente son más
costosos, pues tienen el potencial para que los empleados sean más productivos,
reducimos tiempos y errores mientras que creamos una experiencia superior para
nuestros clientes.

5. Disponibilidad del servicio técnico. Además de ser fuente de muchas frustraciones, podemos afectar al estado de ánimo de nuestros clientes, quienes se acercan a tus servicios en plena confianza; el mal humor provocado y el tiempo perdido mientras se restablece los problemas, pueden ser disparadores para que decidan nunca regresar. Un sistema que pueda darte la tranquilidad de que no fallará, y que tienen equipo que puede atenderte al momento para resolver cualquier contingencia, sería la mejor opción.

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