Auditorías nocturnas: pieza clave en la gestión hotelera

La auditoría nocturna, que es la auditoría del ‘front of office’, es conocida con ese nombre debido a que las administraciones de hotel generalmente la realizan durante las altas horas de la noche. Antes de contar con sistemas de software para llevar cuentas del front office, los horarios más conveniente para realizar auditorías eran durante la noche o temprano por la mañana, para que el personal de recepción pudiera trabajar con el mínimo de interrupciones; también el hecho de que esos horarios coinciden con tiempos en los que no se generan ingresos o hay actividad mínima ­ tiendas y restaurantes cerrados, baja actividad en recepción. 

La auditoría busca recopilar las operaciones del día y cotejar transacciones de cliente contra las transacciones hechas en cada área de negocio. Dicha rutina nos ayuda para garantizar la exactitud, confiabilidad y nivel de detalle de la contabilidad en recepción. 

Las principales funciones de la auditoría nocturna son:

1.Arranque de turno 

• Tomar el cambio de turno del personal nocturno 
• Conteo y registro del flujo de caja 
• Impresión de reportes de turno 
• Abrir caja para auditoría nocturna 
• Leer bitácora y revisar tareas o seguimiento necesario a las actividades del turno vespertino 
• Buscar puntos en operaciones del día que requieran aclaración y tomar acciones necesarias 

2.Corte de alimentos y bebidas 

• Los puntos de venta cerrarán su día, entregando sus tickets y efectivos a recepción. 
• Se cotejan los cortes de los puntos de venta con el software administrativo del hotel, para asegurar que todo esté bien capturado. 
• Alimentar manualmente los tickets faltantes y anular duplicados. 
• Cotejar el efectivo registrado en el software e imprimir el recibo por el monto entregado por el responsable del punto de venta. 
• Revisar si hay propinas hechas con tarjeta de crédito, para bonificar una vez que se registre la operación en el sistema. 
• Revisar si hay servicios para cobro al cuarto, o validación de servicios prestados (ej: desayunos o comidas incluídos, all inclusive) 

3.Auditar y preparar el fin de día 

• Conservar copia de los tickets de restaurante de acuerdo al número de piso, número de cuarto y colocarlos en sus archivos respectivos. 
• Imprimir el reporte de pagos en cualquier método (efectivo, crédito, convenio, cobros a compañía) y cotejar con los movimientos del día. 
• Revisar todo lo facturado en el día y cotejar con el reporte de pagos, para asegurar que el tipo de pago y las cantidades que aparecen en el folio corresponden. 

4.Imprimir reportes de todas las interfaces

• Registros de servicios telefónicos 
• Registros de servicio de internet 
• Registros de renta de películas en el cuarto 
• Cotejar los reportes con los cobros a cuarto 

5.Registrar cuartos vacíos, resolver discrepancias en estados de cuarto 

6.Revisar conteo de llaves (hoteles con llaves de cerrojo tradicional) 

7.Revisar reportes de tarifas 

• Asegurar que las tarifas sean asignadas correctamente en las reservaciones 
• Investigar casos de cuartos con tarifa cero, si son genuinamente por designación de gerencia (cortesía, administrativo, etc) 
• Investigar cualquier discrepancia en tarifarios 
• Revisar que haya asignación correcta para mercado y cuartos para reservar 

8.Hacer corte de tarjetas de crédito 

• Imprimir el reporte de operaciones con tarjeta 
• Hacer el cierre de día en todas las terminales 
• Comparar el reporte de las terminales contra el reporte del sistema. Siempre deben coincidir. 

9.Revisión de arribos pendientes 

• Revisar las reservaciones pendientes a llegar 
• Mostrar como registrados a los que han sido prepagados o que tienen pago garantizado a través de agente o compañía. 
• Marcar las llegadas pendientes que no hayan sido prepagadas y procesarlas como ‘no show’ al fin de día. 

10.Revisión de salidas pendientes 

• Verificar cuartos por desalojarse. 
• Cotejar reporte de salidas con el reporte del mozo/bell boy para asegurar que el cuarto ya está desocupado. 
• Registrar el checkout en el sistema. 

11.Corte de efectivo

• Reunir todos los pagos ordenados por método de pago
• Verificar todas las entregas de efectivo
• Hacer balance de bonificaciones por propinas del día o fechas anteriores
• Preparar ficha de depósito y paquete para llevar efectivo y cheques a depositar.

12.Cierre de caja

• Asegurar que se haya hecho cierre de caja en todos los puntos de venta. Debe de contarse con los reportes de cada uno.
• Asegurar que no hay llegadas o salidas pendientes de registrar
• Imprimir reportes de turno antes del cierre
• Asegurar que todas las operaciones están contabilizadas.

13. Preliminar del final de día

• Todas las cajas registradoras hicieron cierre
• No hay salidas pendientes
• No hay llegadas sin garantía que estén por llegar (incluyendo masters grupales)
• Cerrar sesión de todas las computadoras excepto la que hará el reporte del fin de día.
• Notificar a los puntos de venta que no generen tickets durante el proceso de fin de día.

14. Correr el proceso de Fin de Día en el software hotelero, imprimir los reportes para la administración

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